Aktualności - BMM | Analiza i hurtownie danych, controlling, ERP - Szkolenia biznesowe - Oprogramowanie Rzeszów

BMM pomógł  w obniżeniu kosztów zużycia materiałów

i sprzętu jednorazowego w Wojewódzkim Szpitalu
 Podkarpackim w Krośnie

Wojewódzki Szpital Podkarpacki w Krośnie to czwarty co do wielkości szpital na Podkarpaciu. Jednostka posiada roczny kontrakt z NFZ w zakresie Lecznictwa Zamkniętego na poziomie 131,3 mln. zł.

Dyrekcja szpitala stale prowadzi działania rozwojowe. Jednym z obszarów działań jest optymalizacja zużycia leków, materiałów i sprzętu jednorazowego. Obszar ten jest drugą co do wielkości pozycja kosztową w szpitalu zaraz po wynagrodzeniach. Jednym z kluczowych działań było powołanie projektu mającego na celu obniżenie kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego oraz poprawa logistyki w Szpitalu.

“Wprowadzaliśmy pewien model budżetowania kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego na oddziałach, jednak brakowało nam bieżącego monitorowania odchyleń od ustalonych wskaźników, problem stanowiła również kwestia ewidencji danych w systemie informatycznym, przyzwyczajenia i utarte schematy postępowania utrudniały proces wprowadzania zmiany. Zdecydowaliśmy się na wsparcie firmy BMM, która była w stanie wykazać się doświadczeniem w realizacji tego typu projektów.” – mówi mgr Dorota Kostrzewa – Położna Naczelna.

WYZWANIA 

Priorytetem Szpitala było obniżenie kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego. Na poziom kosztów zużycia ma wpływ wiele czynników, takich jak sposób rozchodów, procesy zamówień, współpraca pomiędzy personelem białym i szarym, zintegrowane systemy informatyczne itp., które należy zweryfikować i określić potrzebę zmian. Przeprowadzona analiza powyższych zagadnień wykazała szereg obszarów do optymalizacji:

ROZWIĄZANIA

Analitycy BMM, w ramach konsultacji i spotkań odbytych z kierownikami kluczowych działów, przeprowadzili dokładną analizę procesów funkcjonujących w jednostce oraz zebrali szczegółowe wymagania biznesowe. Pozwoliło to dostosować założenia projektu do potrzeb szpitala i zachodzących tam procesów. W celu eliminacji napotkanych barier w gospodarce materiałowej zespół BMM wraz z zespołem Szpitala w Krośnie wdrożyli następujące usprawnienia:

• Wypracowano nową strukturę magazynów głównych, uporządkowaną pod względem typu asortymentów, rodzajów kosztów, kwestii logistycznych oraz osób odpowiedzialnych.

• Uruchomione zostały magazyny lokalne na wszystkich oddziałach szpitalnych – dla sprzętu jednorazowego i materiałów. Dodatkowo uporządkowano dotychczas istniejące magazyny lokalne, które od dłuższego czasu były nieużywane.

• Uruchomione zostały magazyny depozytowe na oddziałach zabiegowych, dzięki czemu Szpital ma możliwość monitorowania zapasów i ewidencjonowania rozchodów asortymentu komisowego.

• Ujednolicono system nazw przyjmowanych do magazynów i wydawanych na oddziały materiałów i sprzętu jednorazowego, dzięki czemu pracownicy szpitala zyskali jasny wgląd w stany magazynowe, a Dyrekcja Szpitala możliwość analizy sytuacji jednostki na podstawie spójnych danych.

• Wprowadzono elektroniczną ewidencji materiałów i zamówień specjalistycznych, co zdecydowanie ułatwiło prace osobom odpowiedzialnym za gospodarowanie materiałami specjalistycznymi i dodatkowo bardzo obniżyło ryzyko wystąpienia pomyłek. Papierowe formularze aktualnie zastąpił system informatyczny szpitala.

• Opracowano procedury, dzięki którym uruchomiono w systemie informatycznym ewidencję kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego oraz asortymentu komisowego z dokładnością do pacjenta.

• Proces optymalizacji gospodarki materiałowej objął także swym zakresem szkolenia pracowników z organizacji procesów logistycznych, co pozwoliło im na szybkie wdrożenie się w nowe standardy pracy.

• Uruchomione zostało narzędzie do monitorowania stanów magazynowych całej jednostki i poszczególnych oddziałów. Narzędzie to umożliwia monitorowanie ewidencji przychodów i rozchodów oraz poziomu realizacji budżetu.

• Wypracowano zestaw obiektywnych wskaźników do badania efektywności wprowadzanych zmian w zakresie logistyki magazynowej - wskaźniki dobrano tak, aby były czytelne i zrozumiałe dla wszystkich uczestników projektu.

• Zaprojektowano i uruchomiono miernik stopnia osiągnięcia celu projektu, który na bieżąco był monitorowany przez zespół BMM i Dyrekcję Szpitala.

“Ewidencja na pacjenta zawsze wzbudza strach i niechęć wśród osób, które mają realizować takie czynności, jednak dobrze poukładany proces i systematyczność powodują, że tak naprawdę zadania związane z ewidencją rozchodów i zamówień zajmują kilka lub kilkanaście minut dziennie.“- mówi mgr Łukasz Hajduk, Pielęgniarz oddziałowy - specjalista pielęgniarstwa chirurgicznego.

EFEKTY

Kluczowe efekty projektu:

1. Obniżenie kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego o ponad 17% dla badanego okresu w przeliczeniu na osobodzień hospitalizacji.
2. Ewidencjonowanie kosztów na pacjenta, co daje możliwość szczegółowej analizy kosztów.
3. Wyeliminowanie papierowych i poza systemowych zamówień, przeniesienie całościowo procesu do Systemu Informatycznego.
4. Zaangażowanie personelu medycznego w zmianę.
5. Powołanie zespołu ds. wypracowywania dobrych praktyk

"Ostatni rok nie był łatwy, współpraca z personelem w zakresie zmian wymaga dużej elastyczności i motywacji. Pomimo wzlotów i upadków, obecnie jestem bardzo zadowolona z osiągnięć mojego Zespołu. Wdrożyliśmy zmianę, obniżyliśmy koszty zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego, a mój zespół aktywnie, z dużym zaangażowaniem uczestniczył w całym procesie. Duże znaczenie miało wsparcie zespołu firmy BMM. Na każdym etapie realizacji projektu dostarczali propozycje rozwiązań na pojawiające się problemy, razem doszliśmy do miejsca, w którym teraz jesteśmy.” – podkreśla mgr Dorota Kostrzewa, Położna Naczelna w Wojewódzkim Szpitalu Podkarpackim w Krośnie.

Jeżeli jesteście zainteresowani szczegółami tego rozwiązania piszcie do Nas na: